OCSM’s First Online Conference a Success

June 30, 2020

Robert Fraser  -  OCSM President and Member of Local 247 (Victoria, BC)

en français

The year-round activity of each of the AFM’s Symphonic Player Conferences—the collection and sharing of information and the fostering of communication among bargaining units, their locals, the AFM, and industry partners—culminates in an annual conference, held every summer. As you’ve seen reported here many times, the annual conference of the Organization of Canadian Symphony Musicians (OCSM) is a four-day event filled with reports, presentations, discussion, and education through role-playing, not to mention an opportunity to bond over beverages!

When it became apparent early in the COVID-19 pandemic that a live conference this summer would not be likely, OCSM’s executive board quickly renegotiated our contract with the Hotel Saskatchewan in Regina to move our reservation for August 2020 to August 2021. The question then became: How to move a four-day live event to an online platform?

Just as our members were quickly learning new skills, such as recording in isolation, there was also widespread adoption of online meeting platforms like Zoom, not just for meetings of orchestras and committees, but also for online music teaching. OCSM members with children in school were also seeing the platform adopted by everyone in their household, so “Zoom Fatigue” became a very real thing early in the pandemic.

With this in mind, the OCSM Executive Board decided to schedule two online “conferences”—one in May and the other at the time of our usual conference in August. We felt a springtime conference was necessary to hear reports from our 21 delegates and to assess how each orchestra was dealing with the crisis at hand. The August conference would be a stand-in for our annual general meeting (thankfully our bylaws allow for electronic meeting in lieu of in-person meeting). We would block two hours out of each day for three consecutive days at 12 to 2 p.m. Eastern Time to accommodate members from five time zones. We felt that any longer than that would create difficulties in scheduling, and the aforementioned “Zoom Fatigue.”

Two weeks prior to our May conference, we had an informal meeting on Zoom with the delegates and executive. This was to give everyone a chance to get used to the platform: how to use the chat features, how to adjust settings, how to raise your hand, etc. This proved invaluable as it gave us a chance to work out technical issues prior to our formal meetings, which were held May 27-29.

The first two sessions of our three-day meeting consisted of reports from each of our 21 delegates. This left enough time in each session to discuss issues that came out of these reports. On the third day, we heard two presentations, one from the AFM Symphonic Services Division (SSD) staff on media agreements, and one from OCSM’s legal counsel, Michael Wright. The meetings proved quite successful; so much so that another meeting for June was subsequently scheduled where the delegates met with members of Orchestras Canada’s board of directors to hear of their activities since the beginning of the lockdown.

Although nothing can take the place of live meeting (just as nothing can take the place of live performance), there are real advantages to the online platform. Besides the obvious cost-savings and lowered environmental impact, Zoom allows for greater participation than we usually have. On May 29, we had 63 participants in the meeting, almost double what we usually have at a live conference. Each orchestra had the opportunity to have multiple participants, so not just the OCSM delegate, but an alternate delegate and the Orchestra Committee chair were present from most groups. It was also the highest level of participation we have ever had from AFM local officers—because of financial constraints, it isn’t possible for smaller locals to send both a local officer and an OCSM delegate to our live meetings every year. In addition, we had representatives from the FIM (International Federation of Musicians) Orchestra Group, members of the AFM International Executive Board, and guests from our sister Player Conferences in the US.

Another feature that we made full use of was the “chat” feature in Zoom. As each participant spoke, our secretary would annotate the chat with useful information, especially to those unfamiliar with our conferences. This would include identifying the speaker, where they were from, and quick notes of explanation like the spelling out of industry acronyms or other background information. The chat was also quickly populated with general questions that enhanced the flow of information without interrupting the flow of the meeting.

I haven’t even reported on what was discussed yet—that would take a whole other column. I made it my goal as president to ensure everyone came out of the three days’ meeting with buoyed spirits, so I asked that each delegate include at least one “success story” to come out of the pandemic. We heard stories of great online fundraising events, generous donors, highly creative and innovative media projects (we are in the midst of compiling ideas for media projects into a Google Document), core musicians creating funds to assist extras and freelance musicians in their communities, and musician involvement in community support during the pandemic.

I’m sure that all of you, like me, cannot wait for the day we all get back on our stages or in our orchestra pits, doing what we do best. But in the meantime, take heart that your representatives in the Player Conferences are working hard to ensure that we come out of this crisis not just intact, but stronger than ever.

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La première conférence en ligne de l’OMOSC a été un franc succès

par Robert Fraser, président de l’OMOSC et membre de la section locale 247 (Victoria, C.-B.)

Les activités de chacune des associations de musiciens d’orchestre symphonique de la FAM — la cueillette et le partage d’information, la promotion de la communication entre les unités de négociations, leurs sections locales, la FAM et les partenaires de l’industrie — culminent en une conférence annuelle tenue chaque été. Comme vous avez pu le lire à plusieurs reprises dans ces pages, la Conférence annuelle de l’Organisation des musiciens d’orchestre symphonique du Canada (OMOSC) est un événement qui dure quatre jours bien remplis de présentations, de rapports, de discussions et d’éducation par des jeux de rôles, sans parler des occasions de créer des liens tout en se désaltérant!

Lorsque nous avons compris, assez tôt dans la pandémie de la Covid-19, que la tenue d’une conférence en personne cet été avait peu de chances de se réaliser, le comité directeur de l’OMOSC a entrepris de renégocier notre réservation à l’Hotel Saskatchewan, à Regina, et de la reporter en août 2020 ou même août 2021. La question qui s’est alors posée a été de savoir comment transposer une activité en personne d’une durée de quatre jours sur une plate-forme numérique.

Au même moment où nos membres acquéraient de nouvelles compétences, par exemple s’enregistrer en isolement, l’utilisation de plateformes de réunion en ligne telles que Zoom se généralisait, non seulement pour des rencontres d’orchestre et de comités, mais aussi pour l’enseignement en ligne. Les membres de l’OMOSC qui ont des enfants d’âge scolaire se sont aperçus que toute leur maisonnée s’en servait, et la « fatigue Zoom » est vite devenue une réalité.

Compte tenu de tout cela, le comité directeur de l’OMOSC a décidé de tenir deux « conférences » en ligne, l’une en mai et l’autre au moment où nous tenons habituellement notre conférence annuelle, en août. Nous avons cru important d’avoir une réunion au printemps afin d’entendre les rapports de nos 21 délégués et de constater comment chaque orchestre composait avec la crise. La conférence du mois d’août tiendrait lieu d’assemblée générale annuelle (heureusement, nos règlements administratifs permettent les rencontres électroniques en remplacement de réunions en personne). Nous bloquerions alors deux heures chaque jour pendant trois jours consécutifs, de midi à 14 heures, heure de l’Est, afin d’accommoder les membres dans les cinq fuseaux horaires. Nous avons cru bon de nous en tenir à cela afin d’éviter les complications d’horaires et la fameuse « fatigue Zoom » dont j’ai parlé plus haut.

Deux semaines avant notre conférence du mois de mai, nous avons tenu une réunion informelle par l’entremise de Zoom avec les délégués et les membres du comité directeur. Nous souhaitions ainsi donner la chance à tous de se familiariser avec la plate-forme : comment utiliser les fonctions de discussion, ajuster les paramètres, lever la main, etc. L’expérience s’est avérée très utile, car nous avons pu régler plusieurs enjeux techniques avant nos rencontres officielles, qui ont eu lieu du 27 au 29 mai.

Les deux premières sessions de la conférence de trois jours ont été consacrées aux rapports de chacun de nos 21 délégués. Cela nous a laissé assez de jeu pour discuter des questions que soulevaient les rapports. Le troisième jour, nous avons entendu deux présentations, l’une donnée par le personnel de la Division des services symphoniques de la FAM, qui portait sur les ententes relatives aux
médias, et l’autre par le conseiller juridique de l’OMOSC, Michael Wright. Ces réunions se sont révélées très utiles, à tel point qu’on en a prévu une autre en juin pour nos délégués et les membres du conseil d’administration d’Orchestres Canada afin que ces derniers puissent nous parler de leurs activités depuis le début du confinement.

Même si rien ne vaut une rencontre en personne (tout comme rien ne vaut une prestation en présence), la plate-forme en ligne présente de réels avantages. Outre la réduction évidente de frais et d’impact environnemental, Zoom permet une participation plus large que celle que nous obtenons habituellement. Le 29 mai, nous avons eu 63 participants, soit presque le double d’une de nos conférences en personne. Chaque orchestre a pu avoir plusieurs représentants, donc non seulement le délégué, mais aussi le délégué substitut et le président du comité d’orchestre étaient présents dans la plupart des cas. Nous avons également eu la plus importante participation depuis toujours des dirigeants des sections locales de la FAM — en raison des coûts, il n’est pas possible pour les plus petites sections d’envoyer à la fois un dirigeant et un délégué de l’OMOSC à notre conférence annuelle traditionnelle. De plus, nous avons eu des représentants du groupe des orchestres de la FIM (Fédération internationale des musiciens), des membres du comité directeur international de la FAM, et des invités des associations de musiciens d’orchestre des États-Unis.

Une autre fonction dont nous avons bien profité est celle permettant la discussion dans Zoom. Par exemple, tandis qu’un participant parlait, notre secrétaire pouvait y noter des renseignements utiles, particulièrement pour ceux qui n’avaient pas l’habitude de nos conférences. Notamment le nom de la personne qui parlait, d’où elle venait et quelques notes rapides d’explication telles que les noms complets auxquels faisaient référence les acronymes, et d’autres informations contextuelles. La fonction discussion s’est rapidement remplie de questions d’ordre général qui rehaussaient le flux d’informations sans interrompre le rythme de la réunion.

Je ne vous ai même pas encore parlé des sujets de nos discussions — ça vaudrait bien une autre chronique. Comme président, j’ai tenté de m’assurer que tous les participants repartent de nos trois jours ensemble avec un nouvel entrain, une nouvelle énergie. C’est pourquoi j’ai demandé à chaque délégué de relater au moins une histoire de réussite liée à la pandémie. Nous avons donc entendu parler d’excellentes collectes de fond en ligne, de généreux donateurs, de projets médiatiques très créatifs et novateurs (nous nous occupons actuellement de compiler des idées pour des projets médias dans un document Google), de musiciens permanents créant des fonds pour aider les musiciens surnuméraires et les pigistes dans leurs milieux et de musiciens qui s’engagent dans des activités de soutien communautaires durant la pandémie.

Je suis convaincu que, comme moi, vous êtes tous très impatients de retrouver la scène ou la fosse et de recommencer à faire ce que nous aimons. Mais en attendant, soyez assurés que vos représentants au sein des associations de musiciens travaillent fort afin que nous ressortions de cette crise non seulement intacts, mais même plus forts que jamais.

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